Das Offboarding kommt bedauerlicherweise in zahllosen Unternehmen viel zu kurz. Hier rücken vor allem Sicherheitsaspekte und Datenschutzvorgaben auf den Plan. Schließlich sollte der ehemalige Mitarbeiter nach dem Austritt nicht weiter auf unternehmenskritische Daten zugreifen oder ungefragt ins Firmengebäude gelangen können. Das Unternehmen muss darüber hinaus sicherstellen, dass keine personenbezogenen Informationen auf den vom ausgeschiedenen Mitarbeiter zurückgegebenen Endgeräten zurückbleiben. Außerdem möchte man das ausgehändigte Firmeneigentum selbstverständlich vollständig zurückbekommen. Im schlimmsten Fall drohen empfindliche Strafen in Folge einer meldepflichtigen Datenschutzpanne, verschwundene Hardware im Wert von mehreren Hundert Euro oder der Diebstahl sensibler Daten durch im Streit abgewanderte ehemalige Mitarbeiter.
Ganz wichtig: Das Offboarding sollte in detaillierten Prozessbeschreibungen festgehalten sein. Nur dann stellt man als Unternehmen sicher, dass die Mitarbeiter im Falle eines Falles an alle zu tätigen Maßnahmen denken, dem Ausgeschiedenen auch wirklich alle digitalen Rechte entziehen und er alle Geräte zurückgibt. Während für uns als IT-Dienstleister besonders die technische Seite des definierten Ablaufes interessant ist, sollten aber auch sozio-emotionale Prozesse, etwa in Form eines Austrittsinterviews, nicht zu kurz kommen. So stellt man als Arbeitgeber sicher, dass auch das eigene Image gewahrt bleibt.
Beim Offboarding bietet es sich an, eine im Vorfeld definierte Checkliste abzuarbeiten. Oberste Priorität hat dabei der Entzug aller Zugriffsrechte auf Hardware, Software und Laufwerke. An zweiter Stelle folgt die Rückgabe der Hardware und, falls vorhanden, des betrieblich überlassenen Smartphones. Bedenken Sie dabei auch USB-Sticks und externe Festplatten. Diese hat man oft nicht automatisch auf dem Schirm. Damit man nichts vergisst, lohnt es sich, bereits beim Eintritt eine Liste der ausgehändigten Gegenstände anzufertigen, die auch später fortwährend aktualisiert wird. Darüber hinaus sollte man auch an Zugangs- und Zutrittsrechte denken. Hier steht die Aushändigung aller Schlüssel und Tokens an. Ist der ehemalige Mitarbeiter erst einmal verabschiedet, bleibt für den IT-Verantwortlichen noch eine Aufgabe zu regeln. Damit keine Informationen verloren gehen, die per E-Mail an den ausgeschiedenen Mitarbeiter gesendet werden, muss er in seinem E-Mail-Postfach den Abwesenheitsassistent aktivieren.
