Lieber Leser! Lassen Sie uns gleich zu Beginn eines klarstellen. Nein, wenn wir oben in der kleinen Einleitung zu diesem Beitrag von moderner Buchhaltung sprechen, meinen wir nicht die unzähligen Excel-Tabellen, mit kilometerlangen Formeln, komplexen Pivotberechnungen und bedingten Formatierungen. Diese hat man freilich unweigerlich vor Augen, wenn man sich den prototypischen Buchhalter oder Controller und seine tägliche Arbeit vorstellt. Ein stereotypisches Bild wie dieses ist natürlich gar nicht böse oder provokativ gemeint. Ganz im Gegenteil bildet es ja den Status Quo, so wie er sich in der Vergangenheit über Jahrzehnte dargestellt hat, ziemlich genau ab. Das Zeitalter der flächendeckenden Excellösung im Rechnungswesen ist jedoch mittlerweile längst vorbei, auch wenn wir den Nutzen von Microsoft Excel für viele individuelle Aufgaben, auch im Rechnungswesen, gar nicht leugnen wollen. An die Stelle der händischen Tabellenkalkulation treten dann im Rahmen einer ERP-Lösung computergestützte Tools, welche die Formeln, Verweise, Sortierungen und Gruppierungen vollautomatisch in Echtzeit und ohne Fehlerpotenzial übernehmen. Oft bieten sie zusätzliche Funktionen, decken sogar innovative Aspekte ab, die Buchhalter und Controller manuell gar nicht in der Lage wären, auszuführen.

Warum zögern viele Entscheider mit der Digitalisierung des Rechnungswesens?

Während andere Bereiche im Unternehmen selbst im Klein- und Mittelstand die Digitalisierung mit offenen Armen empfangen und die Einführung neuer Technologien nicht auf die lange Bank schieben, halten sich auffällig viele Finanzleiter damit noch zurück.

Zu Unrecht, wie wir finden. Doch woran liegt es, dass so viele Entscheider im Finanz- und Rechnungswesen oft einen großen Bogen um die Ausweitung der Digitalisierungsstrategie auf ihren Bereich machen? Die gute Nachricht: Es liegt in den meisten Fällen wohl kein Excel-Fetisch vor. Die schlechte: Viele Finanzleiter erkennen zwar grundsätzlich die Vorteile einer Digitalisierung an, trauen sich jedoch nicht, ihren sensiblen Geschäftsbereich in die Hände einer komplexen Software zu geben, auch weil ihnen ihrer Meinung nach häufig praktische Anwendungsfälle fehlen. Gerade die Anforderungen moderne Buchhaltung schreien jedoch förmlich nach technischer Unterstützung. Wie soll man in einer besonders kurzlebigen Zeit sonst die Kontrolle und den Überblick bewahren; einmal ganz davon abgesehen, dass intelligente Buchhaltungssoftware Nichtwissen und Versehen ausgleichen können und integrierte Softwarelösungen verhindern, dass nicht das gesamte Unternehmen mit den neuesten Informationen aus dem Rechnungswesen arbeiten, was wiederum die Arbeit erschwert und zu falschen Annahmen sowie fehlerhaften Strategien führt.

Gesetzeskonformität im Rechnungswesen

Kaum ein Bereich des Unternehmens unterliegt so vielen Gesetzesvorgaben wie das Rechnungswesen – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, sind zu beachten, es ist eine Steuererklärung abzugeben, es müssen EU-Meldungen erstellt werden, und das Ganze womöglich vor dem Hintergrund einer getrennten Buchhaltung für Tochterfirmen, Geschäftsbereiche oder Filialen in unterschiedlichen Ländern. Erschwerend hinzu kommt, dass sich Gesetzesanforderungen regelmäßig ändern und die veränderten Rahmenbedingungen umgehend im Prozess berücksichtigt werden müssen.

Für Unternehmen heißt das, dass sie bei der Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware penibel darauf achten müssen, dass diese rechtliche Aspekte zum Zeitpunkt der Installation abdeckt und darüber hinaus in der Lage ist, Veränderungen zeitnah umzusetzen.