E-Rechnung Pflicht 2027: Was Unternehmen jetzt umstellen müssen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen inländische Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro liegt, Rechnungen an andere Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Eine PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr. Ab 2028 gilt die Pflicht für nahezu alle Unternehmen; empfangen können müssen E-Rechnungen bereits seit Januar 2025 alle.

Für viele Mittelständler bleiben damit noch wenige Wochen. Dieser Beitrag zeigt, wer betroffen ist, welche Formate zählen, was das neue BMF-Schreiben vom Oktober 2026 klärt und wie Sie die Umstellung in Ihrem ERP-System sauber planen.

Das Wichtigste in Kürze

• Stichtag 01.01.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr (für 2027 also im Jahr 2026).
• Stichtag 01.01.2028: Ausstellungspflicht für nahezu alle übrigen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
• Keine Verschiebung: Eine Forderung des Handwerksverbands ZDH nach Aufschub hat bislang nicht zu einer Gesetzesänderung geführt (Stand: Oktober 2026).
• Formate: Gültig sind strukturierte Formate nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht.
• Archivierung: Der strukturierte Datensatz muss unverändert und GoBD-konform aufbewahrt werden; ein Ausdruck reicht nicht.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend ist der maschinenlesbare Datensatz, nicht das Aussehen. Eine PDF-Datei, ein eingescanntes Papierdokument oder ein Foto gelten deshalb als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Anwendung in drei Schreiben konkretisiert: vom 15.10.2024, vom 15.10.2025 und zuletzt vom 15.10.2026.

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine PDF-Datei für das menschliche Auge enthält eine eingebettete XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Rechtlich maßgeblich ist bei ZUGFeRD immer der XML-Teil.

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 betrifft die Ausstellungspflicht alle inländischen Unternehmen, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im Vorjahr 800.000 Euro überstiegen hat. Maßgeblich für 2027 ist also der Umsatz des laufenden Jahres 2026. Die Pflicht gilt für steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen im Inland.

Unternehmen unterhalb dieser Grenze dürfen 2027 noch Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Rechnungen wie PDF verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 endet diese Übergangsregel. Für EDI-Verfahren gilt mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls eine Übergangszeit bis Ende 2027.

Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie empfangen können.

Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?

Nein, nach aktuellem Stand nicht. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat im Juni 2026 gefordert, den Stichtag auf 2028 zu verschieben. Ein entsprechendes Gesetzgebungsverfahren gibt es bislang nicht. Auch das dritte BMF-Schreiben vom 15.10.2026 hält am 1. Januar 2027 fest.

Wer auf eine Verschiebung wartet, geht also ein reales Risiko ein. Die Änderung würde ein Gesetz erfordern, und bis zum Jahreswechsel bleibt dafür kaum Zeit. Sinnvoller ist es, die Umstellung jetzt abzuschließen und im Dezember mit echten Belegen zu testen.

Welche Formate und Profile sind zulässig?

Zulässig sind Formate, die der EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das in der Praxis vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Andere Formate, etwa aus EDI-Verfahren, sind möglich, wenn sich daraus die erforderlichen Angaben korrekt und vollständig extrahieren lassen.

Bei ZUGFeRD lohnt ein Blick auf das Profil. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und erfüllen die Anforderungen deshalb nicht. Für den B2B-Alltag geeignet sind die Profile EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED sowie XRechnung.

Wichtig ist außerdem: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Verweise auf externe Dokumente oder Links reichen dafür nicht aus.

Was klärt das neue BMF-Schreiben vom Oktober 2026?

Das dritte BMF-Schreiben vom 15.10.2026 beantwortet vor allem Praxisfragen und bringt einige Erleichterungen. Es ändert keine Fristen. Kern ist die Frage, wie genau die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil sein muss und welche Fehler den Vorsteuerabzug gefährden.

Die wichtigsten Punkte für den Mittelstand:

• Validierungsfehler: Nicht jeder technische Prüffehler macht eine E-Rechnung ungültig. Entscheidend ist, ob Format und umsatzsteuerliche Pflichtangaben stimmen. Eingangsrechnungen sollten deshalb nicht allein wegen einer Warnmeldung zurückgewiesen werden.
• Leistungsbeschreibung: Art, Umfang und gegebenenfalls Ort der Leistung müssen so konkret im strukturierten Teil stehen, dass Steuersatz und Vorsteuerabzug beurteilt werden können. Details wie Stundenzettel dürfen als Anhang mitgeschickt werden.
• Abschlags- und Schlussrechnungen: Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht gestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung kommen. Für Schlussrechnungen gelten Vereinfachungen bis zum 30.06.2030.
• Rechnungskorrekturen: Auch Berichtigungen einer E-Rechnung müssen als E-Rechnung erfolgen.
• Übergang: E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 nach den Vorgaben der früheren Schreiben erstellt werden, werden nicht beanstandet.

Wie setzen Sie die E-Rechnung im ERP um?

Die E-Rechnung ist weniger ein Formatthema als ein Prozessthema. Ihr ERP-System muss korrekte Datensätze erzeugen, eingehende Rechnungen einlesen und beides revisionssicher ablegen. Die meisten Probleme entstehen bei unvollständigen Stammdaten und bei Sonderfällen wie Gutschriften, Skonto oder abweichenden Rechnungsempfängern.

Ein bewährter Fahrplan in sechs Schritten:

1. Betroffenheit klären: Gesamtumsatz 2026 mit der Steuerberatung prüfen und festhalten, ab wann die Pflicht greift.
2. Software-Stand prüfen: Unterstützt die eingesetzte ERP-Version XRechnung und ZUGFeRD im passenden Profil für Ausgang und Eingang?
3. Stammdaten bereinigen: Kundenspezifische Ausgabeform, E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand und gegebenenfalls Leitweg-ID oder Kunden-ID hinterlegen.
4. Belegfälle testen: Normale Rechnung, Rechnung mit Skonto, Gutschrift, Teil- und Schlussrechnung, abweichender Rechnungsempfänger.
5. Eingang organisieren: Festlegen, wo E-Rechnungen ankommen, wer sie prüft und wie sie in Buchhaltung und Freigabe gelangen.
6. Archivierung und Verfahrensdokumentation: XML-Datensatz unverändert ablegen und den Ablauf schriftlich beschreiben.

Sage 100 unterstützt laut Sage-Unterlagen seit Version 9.0.8 den Versand von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format sowie den Import eingehender E-Rechnungen im Einkauf und in der Buchungserfassung. Mit den Wartungsständen 2026 wurden weitere Punkte rund um Zahlungskonditionen, rechnungsersetzende Gutschriften, abweichende Rechnungsempfänger und die DMS-Ablage korrigiert. Welche Version und welches Lizenzpaket Sie konkret benötigen, prüfen wir gern für Ihre Installation. Einen Überblick über die aktuellen Funktionen gibt unser Beitrag zu den Sage 100 Neuerungen 2026.

Wer mit Sage X3 arbeitet, sollte Version und deutsche Lokalisierung ebenfalls gezielt auf die E-Rechnung prüfen.

Bei hohem Rechnungseingang lohnt eine automatisierte Belegverarbeitung, die Rechnungsdaten ausliest und an das ERP übergibt. IWM bietet dafür unter anderem OrderAI für die Belegverarbeitung an. Wie Fremdsysteme sauber an das ERP angebunden werden, beschreibt unser Beitrag zu Sage X3 Schnittstellen.

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen strukturierten Format revisionssicher und unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht reicht nicht. Über die gesamte Aufbewahrungsfrist müssen die Daten lesbar und nachvollziehbar bleiben.

Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 AO). Nach den GoBD gehört dazu eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie E-Rechnungen empfangen, geprüft, verarbeitet und archiviert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das an das ERP angebunden ist, erleichtert das deutlich, ersetzt aber nicht die Dokumentation selbst. Ebenso wichtig ist eine verlässliche Datensicherung – die Optionen vergleicht unser Beitrag Cloud-Backup vs. lokales Backup.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027

Zählt der Umsatz aller Geschäftsbereiche für die 800.000-Euro-Grenze?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Pflicht ab 2027 zählt also der Umsatz 2026. Wie sich dieser Wert im Einzelfall zusammensetzt, etwa bei steuerfreien Umsätzen oder Organschaften, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären, da die Berechnung von der Unternehmensstruktur abhängt.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail ab 2027 noch aus?

Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz nicht. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung, weil ihr der strukturierte Datensatz nach EN 16931 fehlt. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2028 entfällt diese Möglichkeit im inländischen B2B-Geschäft weitgehend.

Was passiert, wenn ich trotz Pflicht keine E-Rechnung ausstelle?

Nach Auffassung des BMF ist das Ausstellen einer anderen Rechnungsart allein keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Die Pflicht zur E-Rechnung besteht aber weiter. Für Ihren Kunden kann eine fehlerhafte Rechnung Probleme beim Vorsteuerabzug verursachen. In der Praxis werden Geschäftspartner deshalb korrekte E-Rechnungen nachfordern.

Darf ich eine eingehende E-Rechnung mit Validierungsfehler ablehnen?

Nicht jeder Validierungsfehler macht eine E-Rechnung ungültig. Das BMF unterscheidet Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler. Entscheidend ist, ob das Format stimmt und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und korrekt sind. Eine Ablehnung allein wegen einer technischen Warnmeldung ist deshalb meist nicht sinnvoll.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich verwenden?

Für Rechnungen an Geschäftskunden eignen sich ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 (auch COMFORT genannt) oder EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht. Welches Profil Ihr ERP erzeugt, lässt sich in der Regel in den Einstellungen prüfen.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung erfolgte. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz im Originalformat, unverändert und während der gesamten Frist lesbar.

Gelten die Regeln auch für Rechnungen ins Ausland?

Die E-Rechnungspflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die bisherigen Regeln, sofern der Empfänger keine inländische Niederlassung hat, an die geleistet wird. Die EU plant mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) eine europaweite Lösung mit Meldesystem.

Fazit: Jetzt testen statt im Januar improvisieren

Die E-Rechnungspflicht 2027 kommt wie geplant. Für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz ist der Handlungsdruck konkret: ERP-Version prüfen, Stammdaten bereinigen, typische Belegfälle testen und den Rechnungseingang organisieren. Wer unter der Grenze liegt, gewinnt ein Jahr. Es lohnt sich trotzdem, die Umstellung jetzt anzugehen, denn Kunden mit Pflicht werden ab Januar E-Rechnungen erwarten und eigene Lieferanten schicken sie bereits.

Ist Ihr Sage-System bereit für die E-Rechnung?

In einem kurzen Beratungsgespräch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen Version, Belegfälle und Archivierung und zeigen, was bis zum Jahreswechsel noch zu tun ist. Das Gespräch führen wir in Plettenberg oder per Teams.

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